Importa tus proyectos desde Trello

Si llevas tus proyectos en Trello, con una tarjeta por cliente, puedes pasarlos a Ovva sin copiarlos a mano. Conectas tu Trello, eliges un tablero y cada tarjeta se vuelve un proyecto con sus tareas, sus archivos (copiados a tu Google Drive), sus enlaces y los datos del cliente. Ovva solo lee tu Trello: no cambia ni borra nada allá. Las imágenes son de una cuenta de prueba.

Qué se trae de cada tarjeta

  • La tarjeta se vuelve un proyecto con el mismo nombre, en la etapa que elijas para su lista.
  • Las checklists se vuelven tareas del proyecto, agrupadas por checklist. Las que ya estaban marcadas quedan hechas y las fechas de cada ítem se conservan.
  • Los archivos adjuntos se copian a la carpeta del proyecto en tu Google Drive y aparecen en la pestaña Archivos del proyecto. Tu cliente no los ve hasta que tú lo decidas.
  • Los enlaces adjuntos (Pinterest, Drive, Dropbox…) quedan en los enlaces del proyecto, junto con el enlace a la tarjeta original de Trello.
  • El correo, el teléfono y el nombre del cliente salen de los campos personalizados que elijas, o de la descripción.
  • La fecha del evento sale de la fecha de vencimiento de la tarjeta o de un campo de fecha.
  • La descripción, los demás campos personalizados y los comentarios quedan como notas internas del proyecto, para que no se pierda nada.
  • Las etiquetas se vuelven etiquetas del proyecto.

Importar no le envía nada a tus clientes y no activa tus automatizaciones. Las tarjetas archivadas en Trello no se traen.

Conectar Trello y Google Drive

  1. Ve a Proyectos, abre el menú ⋮ junto a Nuevo Proyecto y elige Importar desde Trello. También lo encuentras en Configuración › Mi cuenta › Integraciones, en la tarjeta Trello.
  2. Pulsa Conectar Trello. Trello te pide entrar y dar permiso de solo lectura. Pulsa Permitir y vuelves solo a la importación.
  3. Si tu negocio aún no tiene Google Drive conectado, pulsa Conectar Google Drive: ahí se guardan los archivos de tus tarjetas.
Pantalla Importar desde Trello con los pasos Conectar Trello y Conectar Google Drive
Las dos conexiones que necesitas, una sola vez.
Tarjeta de Trello en Integraciones, conectada, con los botones Desconectar e Importar un tablero
La tarjeta de Trello en Integraciones.

Nota: Importar crea proyectos, así que lo hacen los administradores del negocio. La conexión con Trello es personal: cada persona conecta su propia cuenta y vence a los 30 días; si vence, la importación te pide reconectar.

Importar un tablero

  1. Tablero: elige el tablero que quieres traer.
  2. Listas: a cada lista le proponemos una etapa por su nombre (por ejemplo, Contrato firmado → Propuesta firmada). Cámbiala si no es la correcta, o elige No importar para dejar esa lista en Trello.
  3. Datos: elige el tipo de proyecto, de dónde sale la fecha del evento y en qué campo guardas el correo, el teléfono y el nombre del cliente. Si no usas campos personalizados, deja Buscarlo en la descripción.
  4. Tarjetas: marca las tarjetas que quieres traer. Vienen todas marcadas; desmarca las que no, busca por nombre o usa Quitar todas y elige solo algunas. Las que no marques se quedan en Trello y puedes traerlas otro día.
  5. Revisar: ves cuántos proyectos, tareas, archivos y enlaces vamos a traer. Pulsa Importar.
Lista de tableros de Trello para elegir cuál importar
Elige el tablero.
Cada lista del tablero con el número de tarjetas y un selector de etapa
Cada lista va a una etapa de tu flujo.
Paso Datos en el teléfono: tipo de proyecto, fecha del evento, correo, teléfono y nombre del cliente
Dónde guardas cada dato en tus tarjetas.
Paso Tarjetas en el teléfono: buscador, contador 7 de 8, botones Marcar todas y Quitar todas, y las tarjetas agrupadas por lista con su fecha, tareas y archivos
Eliges qué tarjetas entran como proyectos.
Resumen antes de importar: proyectos, tareas, archivos y enlaces, con el botón Importar
Antes de importar, el resumen de lo que entra.
Barra de progreso de la importación con la tarjeta que se está trayendo
El avance, tarjeta por tarjeta.

Tip: Deja la página abierta mientras importa. Si la cierras o se corta la conexión, vuelve a Importar desde Trello y pulsa Continuar: lo que ya entró no se repite.

Si tu tablero está organizado por meses

Muchos fotógrafos no usan las listas como etapas, sino como meses: Enero, Febrero, Marzo, con los trabajos de cada mes, a veces sin fecha en la tarjeta. Si tus listas se llaman como meses, el asistente lo nota y marca Cada lista es un mes.

  • Eliges una sola etapa para todos los proyectos en ¿En qué etapa están estos proyectos? (por ejemplo, Reserva pagada). Si alguna lista necesita otra etapa, la cambias en su fila.
  • Cada proyecto lleva el nombre de su lista como etiqueta (por ejemplo, Febrero), así no pierdes el mes y puedes filtrar por él.
  • Si la tarjeta tiene fecha, esa es la fecha del evento. Si no, el proyecto queda Por definir y le pones la fecha cuando la sepas.
Paso Listas con la opción Cada lista es un mes marcada, la etapa para todos los proyectos y las listas Enero, Febrero y Marzo
Un tablero organizado por meses.

Importar de nuevo sin duplicar

Puedes importar el mismo tablero las veces que quieras: Ovva recuerda qué tarjetas ya trajo y solo crea proyectos para las nuevas. Así puedes seguir usando Trello unos días mientras te acostumbras y traer lo nuevo al final.

Importación terminada con el número de proyectos creados, tareas y archivos copiados a Google Drive
Al terminar, el resumen y el botón Ver proyectos.

Durante la prueba gratis

La prueba incluye 3 proyectos, y los importados cuentan. Si tu tablero tiene más tarjetas, en el paso Tarjetas eliges cuáles traer hasta completar los 3 (vienen marcadas las primeras; desmarca una para elegir otra) y tienes a mano Mejorar plan. Cuando elijas un plan, importa el tablero otra vez y entra el resto, sin repetir lo que ya estaba.

Paso Tarjetas en la prueba: te quedan 2 proyectos, elige cuáles traer, con 2 tarjetas marcadas, las demás sin poder marcarse y el botón Mejorar plan
En la prueba eliges qué tarjetas ocupan tus proyectos.

Preguntas frecuentes

¿Se borra algo en Trello?
No. Ovva solo pide permiso de lectura: tus tableros quedan como estaban.
¿Qué pasa con los archivos muy pesados?
Los archivos de más de 50 MB (por ejemplo, videos) se quedan en Trello. Los encuentras desde el enlace a la tarjeta que guarda cada proyecto.
¿Y si una tarjeta no tiene el correo del cliente?
El proyecto se crea igual, sin cliente. Lo agregas después desde el proyecto. Todo lo que traía la tarjeta queda en sus notas internas.
¿Lo que cambie en Trello después se actualiza solo?
No. La importación trae una foto del tablero en ese momento. Si agregas tarjetas nuevas, importa el tablero otra vez: solo entran las nuevas.
¿Cómo desconecto Trello?
En Configuración › Mi cuenta › Integraciones, tarjeta Trello, pulsa Desconectar. Los proyectos que ya importaste se quedan.