Wedding planners en Ovva: la boda entera, de la primera consulta al último baile
Equipo Ovva · 23 de Octubre, 2026 · 10 min de lectura
Una boda son meses de trabajo repartidos entre la pareja, una docena de proveedores, cientos de invitados y un día que tiene que salir perfecto. En las últimas semanas sumamos a Ovva todo lo que una wedding planner necesita para llevarla en un solo lugar. Este es el recorrido completo, en el orden en que pasa una boda.
Una boda no cabe en diez archivos
La mayoría de las planners llevan cada boda repartida: el presupuesto en una hoja de cálculo, la lista de invitados en otra, el cronograma en un documento, las mesas en una imagen, la música en audios de WhatsApp y los pagos a proveedores en la cabeza. Cada cambio de la pareja significa actualizar tres archivos y reenviarlos a todos.
En Ovva, cada boda es un proyecto. Ahí viven la propuesta, el contrato y los pagos, y también el presupuesto, los proveedores, los invitados, la web de la boda, el plano, la música, el checklist y el cronograma. La pareja ve su parte desde su portal y cada proveedor ve la suya. Tú ves todo.
Tip: Las funciones de esta guía son para los negocios de tipo Organización de Eventos. Algunas, como la lista de invitados, la web del evento y la música, también las tienen DJ / Entretenimiento y Catering. Al final ves qué trae cada plan.
Antes de firmar: de la consulta al contrato
La pareja llena tu formulario de consulta desde tu web, Instagram o WhatsApp, y la respuesta ya crea el cliente y el proyecto. Desde ahí agendas la videollamada o la visita al lugar y envías un solo enlace con la propuesta, el contrato con firma digital y la factura del anticipo.
- Plantilla Boda completa. Crea el proyecto desde la plantilla y empieza con 17 tareas desde 12 meses antes, 9 categorías de proveedores por contratar, la propuesta con contrato, el cuestionario, el cronograma minuto a minuto y el plano del salón. Ver Plantillas de proyecto.
- Honorario por porcentaje. Si cobras un porcentaje del presupuesto de la boda, por ejemplo el 12 %, lo guardas así en el servicio de tu honorario. Ver Comisiones y honorario.
- Pagos en cuotas. Divides tu honorario en cuotas con fecha, la pareja paga desde su portal y le llegan los recordatorios sin que tú escribas. Te pagan directo, sin comisiones de por medio.
El plan de la boda: presupuesto, proveedores y checklist
Firmado el contrato, empieza el trabajo de verdad. Tres herramientas del proyecto lo ordenan:
- Presupuesto por partidas. Cuánto planea gastar la pareja en flores, catering, música o el vestido, cuánto va de verdad y cuánto ya se pagó. El real se llena solo con los proveedores que contratas y te avisa cuando una partida se pasa. Ver Presupuesto del evento.
- Proveedores de cada boda. A quién falta contratar, cuánto se acordó, quién le paga (tú o la pareja) y qué cuotas siguen pendientes. Ver Proveedores en un proyecto.
- Comisiones. Si un proveedor te paga por recomendarlo, la comisión queda en el proyecto y en tus finanzas. Es un módulo gratuito que activas en Configuración › Negocio › Módulos; si no lo usas, no ves esos campos.
- Checklist por hitos. Lo que toca 12 meses antes, 6 meses antes, la última semana y el día. Las fechas se calculan desde la fecha de la boda y se mueven solas si la fecha cambia. Ver Checklist por hitos.
La pareja, en su propio portal
La pareja no se registra en ningún lado: la invitas desde el proyecto y entra con un enlace a su correo, sin contraseña. Su portal lleva tu logo y tus colores, y en él firma, paga y además organiza su parte de la boda contigo:
- Invitados: añade a su familia y amigos, o pega la lista desde Excel. Tú decides si puede editarla, solo verla o no verla.
- Presupuesto: ve en qué va cada partida, si se lo compartes.
- Tareas: marca las suyas del checklist, como elegir el vestido o enviar las invitaciones.
- Música: elige la canción de cada momento y las que no quiere oír.
Tip: En los planes Profesional y Empresa, la pareja puede instalar su portal como una app en el celular, con el nombre que tú elijas. Ver Tu portal como app en el celular de tus clientes.
Invitados, web de la boda y mesas
La lista de invitados lleva grupos como Familia de la novia y cuántas personas van en cada invitación. Para que confirmen, cada boda puede tener su web del evento: portada con los nombres y la cuenta regresiva, programa, lugar con mapa, vestuario, regalos, hospedaje y el botón Confirmar asistencia.
- Cada invitado confirma desde la web o desde su enlace personal, sin crear cuenta. Elige el menú de cada persona, marca sus restricciones y escribe el nombre de sus acompañantes.
- Si la boda tiene varios eventos (cena de ensayo, ceremonia, brunch), cada invitado responde cada uno.
- Cada invitado que asiste puede pedir hasta 3 canciones, y tú decides cuáles pasan a la música de la boda.
- La web puede ir en español, inglés, portugués o francés, y no aparece en los buscadores: solo la ve quien tiene el enlace.
- Les escribes a los invitados por WhatsApp o desde tu propio Gmail, con su nombre y su enlace en cada mensaje.
Con las confirmaciones adentro, armas el plano del salón arrastrando mesas redondas, imperiales o curvas, la pista y la tarima, y sientas a cada invitado o a una familia entera de un toque. La lista por mesa se copia para los marcadores de puesto, la pareja ve el plano en su portal y el catering o el montaje lo ven en su espacio de proveedor.
Tip: El paso a paso: lista de invitados, menús y confirmación por evento, web del evento y plano del salón.
La música, del portal de la pareja a la cabina del DJ
La música de la boda tiene sus momentos: la entrada, el primer baile, el vals, la hora loca. Para cada uno va una canción, y aparte las que suenan sí o sí y las que no se ponen. La pareja la llena desde su portal, tú la revisas en el proyecto y el DJ la ve en su portal de proveedor y la descarga para Serato, Rekordbox, VirtualDJ o Traktor.
Tip: Ver Música del evento: canciones por momento y lista para el DJ.
Todas tus bodas de un vistazo
Cuando llevas varias bodas a la vez, el tablero de temporada (en Proyectos › Temporada) las junta por mes con lo que falta en cada una: tareas atrasadas, proveedores por cerrar, presupuestos que se pasaron e invitados sin responder. Lo urgente sale en rojo.
El día de la boda, en el celular de tu equipo
El cronograma minuto a minuto se arma en el proyecto, y cada proveedor recibe su enlace siempre actualizado, con lo suyo: a qué hora llega, dónde monta y a quién llama. Tú ves quién lo leyó y quién confirmó que va.
Y el día de la boda, el modo día del evento pone ese cronograma en el celular de cada persona de tu equipo, con el momento en curso marcado como Ahora, los proveedores y sus teléfonos a un toque y las tareas del día. Cuando un momento se cumple, se marca y pasa el siguiente.
Tip: Ver Cronograma del evento, El día del evento con tus proveedores y Tablero de temporada y modo día del evento.
Después de la boda: el informe y tus números
El informe de la boda junta en un documento el presupuesto contra lo real, los invitados y los menús, el avance del checklist y los proveedores. Sale con tu logo, listo para imprimir o guardar en PDF, en dos versiones: Para tu equipo, con lo que te dejó la boda (tu honorario y tus comisiones, menos los proveedores que pagaste tú), y Para la pareja, sin tus números.
En Reportes, Eventos por temporada te muestra todas tus bodas por mes, para saber qué temporada te deja más y planear la siguiente.
Tip: Ver Informe de la boda o del evento.
Qué trae cada plan
| Plan | Para una wedding planner |
|---|---|
| Independiente | Propuestas, contratos, pagos, presupuesto por partidas, proveedores, comisiones, checklist, cronograma, plano del salón, tablero de temporada, modo día e informe. Sin lista de invitados, web del evento ni invitados en el portal de la pareja. |
| Profesional | Todo lo anterior, más la lista de invitados (hasta 300 por boda) con mesas y menús, la web del evento con confirmación, los invitados en el portal de la pareja y el portal como app en su celular. |
| Empresa | Todo lo de Profesional, con hasta 1.000 invitados por boda. |
Los 60 días de prueba traen todas las funciones, así que puedes armar tu primera boda completa antes de pagar. Durante la prueba, la web del evento muestra Hecha con Ovva al final y recibe hasta 50 respuestas; con Profesional o Empresa eso se quita. Los precios están en Precios.
Preguntas frecuentes
- ¿Ovva sirve para wedding planners?
- Sí. Ovva tiene herramientas pensadas para quien organiza bodas: presupuesto por partidas, checklist por hitos, proveedores con comisiones, lista de invitados con confirmación, web de la boda, plano de mesas, música para el DJ, cronograma, modo día del evento e informe de cada boda.
- ¿La pareja tiene que pagar o crear una cuenta?
- No. Tú la invitas a su portal desde el proyecto de la boda y entra con un enlace a su correo, sin contraseña. El plan lo pagas tú como negocio.
- ¿Los invitados tienen que registrarse para confirmar?
- No. Confirman desde la web de la boda o desde su enlace personal, en el celular, sin crear cuenta.
- ¿Puedo llevar las comisiones que me pagan los proveedores?
- Sí. Activa el módulo gratuito Comisiones y honorario en Configuración › Negocio › Módulos. La comisión de cada proveedor queda en el proyecto, en tus finanzas y en el informe de la boda.
- ¿Sirve para otros eventos además de bodas?
- Sí. Quinceañeras, eventos corporativos y celebraciones funcionan igual: cada uno es un proyecto con su fecha, su presupuesto, sus proveedores y sus invitados.
- ¿Qué plan necesito para la lista de invitados y la web de la boda?
- Profesional (hasta 300 invitados por boda) o Empresa (hasta 1.000). El plan Independiente no las incluye. Los 60 días de prueba traen todas las funciones.